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如何報告寫作?

報告寫作的基本前提是:「我有話要說!」;亦即,一篇報告必然是作者對於某個問題有一些看法,而他想說服別人,這樣才會形成一篇報告。換句話說,一篇報告包括幾個要素。

  1. 它必須是要回答某一個問題。這個問題可能爭議性很大,可能很重要,可能很有趣,總之作者對它有興趣,想回答它,這是報告的出發點。

2.  對於這個問題作者必然有一些特定的看法。這個看法可能與別人一樣,也可能與別人不一樣。社會科學的研究沒有什麼標準答案,總是公說公有理,婆說婆有理,因此,不管答案是什麼都沒有關係,重要的是每份報告都要有清楚的論點亦即答案,否則就不可能寫成報告。

3.  作者必須嘗試把他的看法推銷出去,也就是說他必須要有說服別人的強烈企圖。如何說服別人呢?這是要動腦筋的地方,例如舉出一些證據證明自己是對的,或是批評對方證明別人是錯的,或是面對挑戰為自己的論點辯護,或是澄清立場,以嚴密的邏輯推論自己的觀點。嘗試說服別人是報告最重要的部分,它所的篇幅必然最多,不可能短短的幾個段落。更重要的是報告的章節安排必須能夠清楚地反應此種說服的過程,這才會是一篇好報告。

4.  報告必須要符合特定的寫作格式。任何報告必須要有:題目、前言、正文、結論、參考書目幾個部分,缺一不可。「題目」必須能清楚地呈現本文的問題意識。「前言」針對問題意識作說明,它的由來、意義與範圍,並簡單地說明要如何來問答這個問題。「正文」則是論證的部分,必須清楚地說明作者的看法是什麼,以及為什麼作者的看法是對的。寫作時依行文的邏輯分成幾個小節,以利閱讀。「結論」部分綜合作者的論點作總結。「參考書目」則詳列作者參考的資料,如果是書籍的話,必須依次序註明:作者、出版年、書名、出版地、出版社。如果是期刊的話要註明:作者、出版年、標題、期刊名稱、第幾卷、第幾期、起迄頁。除此而外,所有引用的資料都要加「附註」。「附註」主要在說明文中提及的論點、數據、資料的出處。可能是某一本書或某一份報告的第幾頁(必須註明頁數)。一般以括弧的方式,插入正文中,標記資料的作者、出版年、頁碼。例如:(孫中山,1911:20)表示出處為孫中山在一九一一年寫的一本書的第二十頁。在參考書目的地方,則要將這本書的作者、出版年、書名、出版地、出版社寫清楚。完整格式說明,請參考:書面報告格式。

簡單地說,報告評核要點如下:

  1. 問題意識是否明確:報告寫作的目的在要探討一個問題,因此最重要的是:這篇報告要回答什麼問題?報告在前言的地方必須點出要回答的問題是什麼?界定問題的範圍與性質。
  2. 主要論點是否清楚:作者對問題的回答是什麼?亦即作者的立場或論點是什麼?
  3. 論證邏輯是否嚴密:答案是什麼不重要,報告的重點在嚴謹的論證,亦即作者說服別人的過程。作者透過那一種方式說服讀者?論證是否嚴謹?主要的關鍵在邏輯必須清楚、舉證必須詳實、必須勇敢地面對別人的挑戰與質疑,為自己辯護。
  4. 引用資料是否詳實:在論證的過程中必然會舉一些證據以支持自己的立場。這些證據可能是某一本書、某個人的一段話、一個論點,也可能是政府的報告或是某份調查的數字資料,也可能是作者親自的觀察。舉證愈詳實代表作者投入的心血愈多,其說服力亦能增加。
  5. 寫作格式是否符合規定:包括是否有依規定撰寫前言、結論?正文是否有分章節?是否有附註?是否有參考書目?

最常犯的六大錯誤類型

  1. 讀書摘要型的錯誤:把閱讀的重點以摘要的方式整理出來,最後在結論中,以簡短幾句話交待自己的看法。這種報告即使寫得很辛苦,但是欠缺作者自己的觀點,也沒有論證,不會是一篇好報告。
  2. 雜感型的錯誤:作者有許多想法,但是以瑣碎的方式陳述出來,想到哪裡寫到哪裡,縱使文筆優美,觀點獨到,感人肺腑,但不會是好報告,因為沒有焦點,沒有邏輯,不符合報告的基本要求。
  3. 政論型的錯誤:作者有清楚的論點,也有說服別人的企圖心,然而忽略了報告寫作的基本要求。沒有前言、結論,問題意識不清楚,用語太情緒化,引用資料或證據不夠嚴謹,或沒有註明出處,即使作者很有見地、振奮人心,還是不及格,因為這不是報告。
  4. 資料堆砌型的錯誤:這種文章僅有「主題」而沒有「問題意識」。亦即有一個想探討的範圍,因此把所有相關的資料都放進去,顯示作者學問廣博,知識豐富,即使所有資料都整理得井然有序,也不會一篇好報告,因為問題意識不清楚,沒有焦點,沒有論辯,沒有邏輯,只是資料的堆砌。
  5. 說故事型的錯誤:此種報告從頭到尾只是在敘述事實,也許是依照時間先後順序,也許是地理區劃、分門別類,縱使資料完整、正確、有趣,也不會是好報告,因為它不是在回答問題,只是在講故事。
  6. 讀者投書型的錯誤:此種錯誤是作者有清楚的論點,也有熱情,但是沒有清楚的說理,只是單純地表達看法、立場,這不可能成為好報告,因為對於報告而言,清楚的邏輯與綿密的說理,永遠比立場和觀點更重要。

以上六大類型的錯誤必須避免,否則的話成績可能會「極」低,甚至被退回。

 

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